Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang arsip. Penjelasan ini didasarkan pada pendapat para ahli yang mengemukakan definisi-definisi mengenai arsip. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih rinci, silakan baca dengan cermat ulasan di bawah ini.
Definisi Arsip yang Komprehensif Menurut Para Ahli
Mari kita telusuri dengan seksama pengertian arsip menurut pandangan para ahli yang didasarkan pada penelitian dan pengalaman mereka.
Menurut Sularso Mulyono, arsip merupakan proses penempatan dokumen-dokumen dalam wadah penyimpanan yang memadai sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuannya adalah agar setiap dokumen dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Pendapat The Liang Gie menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis dengan tujuan untuk memudahkan pencarian kembali dokumen tersebut secara cepat ketika dibutuhkan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah himpunan dokumen yang disimpan secara teratur dan direncanakan dengan tujuan agar setiap kali dibutuhkan, dokumen tersebut dapat ditemukan dengan cepat.
Wursanto menjelaskan bahwa arsip merupakan salah satu hasil dari pekerjaan kantor (Office Work).
Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk yang diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan individu dalam menjalankan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dr. Basir Barthos dalam bukunya tentang Manajemen Kearsipan menjelaskan bahwa arsip adalah catatan tertulis dalam bentuk gambar atau bagan yang berisi keterangan-keterangan mengenai suatu objek atau peristiwa.
Menurut Agus Sugiarto, arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur dan direncanakan dengan tujuan agar setiap kali dibutuhkan, dokumen tersebut dapat ditemukan dengan cepat.
Hadi Abubakar mengungkapkan bahwa dalam bahasa Indonesia, kata “arsip” berasal dari bahasa Yunani “arche” yang memiliki arti “permulaan”. Seiring waktu, “arche” berkembang menjadi “ta archia”, yang berarti catatan. Selanjutnya, “ta archia” berubah menjadi “archeon” yang merujuk pada gedung pemerintahan.
Maulana menjelaskan bahwa kearsipan adalah metode atau cara yang direncanakan dan digunakan untuk menyimpan dan merawat arsip baik bagi individu maupun masyarakat umum. Hal ini dilakukan dengan menggunakan indeks yang telah ditentukan, seringkali menggunakan lemari, laci, atau kabinet yang terbuat dari baja tahan karat atau kayu yang terkunci, agar arsip terjaga dari bahaya yang tidak diinginkan.
Drs. Ig. Wursanto mendefinisikan kearsipan sebagai kegiatan pengaturan dan pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat saat dibutuhkan.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, kearsipan dapat didefinisikan sebagai berikut:
Penyimpanan dokumen (filing) adalah salah satu tugas administratif yang melibatkan pengorganisasian dokumen secara sistematis agar dapat dengan mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem penyimpanan dokumen (filing sistem) adalah serangkaian langkah-langkah yang teratur berdasarkan pedoman tertentu untuk mengatur dokumen sehingga dapat ditemukan kembali secara cepat jika dibutuhkan.
Suraja (2006:33) menjelaskan bahwa arsip merujuk pada naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta, maupun individu mengenai peristiwa atau hak dalam kehidupan mereka. Arsip ini dapat berupa dokumen tunggal atau kelompok dokumen dengan fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis. Tujuannya adalah agar informasi dalam arsip tersebut dapat dengan mudah dan cepat disediakan jika dibutuhkan. Dengan demikian, arsip merupakan kumpulan dokumen yang bernilai dan disimpan secara terorganisir agar informasinya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan akurat.
Menurut Maulana yang dikutip dalam Wursanto (1991:18), arsip dapat didefinisikan sebagai tulisan yang memberikan informasi tentang peristiwa dan aktivitas sebuah organisasi. Arsip ini dapat berbentuk surat-menyurat, data-data yang memberikan informasi seperti cetakan, kartu, lembaran, dan buku catatan yang berisi korespondensi, peraturan pemerintah, dan lain sebagainya. Arsip ini dibuat dan diterima oleh setiap lembaga, baik itu pemerintah maupun swasta, dari yang kecil hingga yang besar.
Demikianlah penjelasan mengenai 13 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli yang sangat lengkap. Semoga penjelasan ini dapat meningkatkan pemahaman dan pengetahuan Anda. Terima kasih telah mengunjungi, dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.
Sumber: sambellayah.com